השהות במערך הדיור ממומנת על ידי משרד הרווחה והמחלקות לשירותים חברתיים של הרשות המקומית בה מתגורר הדייר ומשפחתו, והם גם הגורם המפנה והמפקח על שהות הדייר במערך.

תהליך ההשמה:

א.  המועמד ומשפחתו פונים לעובדת הסוציאלית של המחלקה לשירותים חברתיים לצורך בקשה בשני מקרים: השמה חוץ ביתית או מעבר ממסגרת אחרת.

ב.  העובדת סוציאלית מפנה אותם לוועדת השמה מחוזית של משרד הרווחה.

ג.  הוועדה ממליצה על השמה במספר מסגרות שאמורות לענות על הצרכים של אותו אדם.

ד.  נקבעת ועדת קבלה בנוכחות המועמד, משפחתו, עובדת סוציאלית של המחלקה לשירותים חברתיים, המפקח/ת המחוזי/ת של משרד הרווחה וצוות מערך הדיור.

ה.  בוועדת הקבלה ניתן מידע מפורט על הנעשה במערך, זכויות וחובות הדייר, חיי השגרה ואירועים מיוחדים וכו'. המועמד ומשפחתו מתרשמים מהמקום, וצוות המערך מתרשם מהתאמת המועמד ושילובו האפשרי.

ו.  לאחר ששני הצדדים נותנים הסכמתם לקליטה ומוסדרים ההליכים הבירוקרטים, נקבע מועד לקליטה.

הערה: ניתן להגיע למערך לביקור התרשמות וקבלת מידע טרם הפנייה לועדת ההשמה המחוזית, וזאת בתיאום מראש עם עובדת סוציאלית של המערך.

 אבחון אדם כבעל מוגבלות שכלית והליך ההשמה

"מוגבלות שכלית מתאפיינת במגבלות משמעותיות בתפקוד השכלי ובהתנהגות מסתגלת, כפי שהן באות לידי ביטוי במיומנויות תפיסתיות,  חברתיות ומעשיות. מוגבלות זו מתחילה לפני גיל 18". (ההגדרה האמריקאית למוגבלות שכלית התפתחותית 2010 AAID)

אבחון אדם כבעל מוגבלות שכלית הוא תהליך המתבצע על ידי מרכז אבחון ולאחר מכן בוועדה הקובעת את רמת תפקודו השכלית התפתחותית המכונה "ועדת אבחון". הוועדה פועלת מטעם האגף לטיפול באדם עם מוגבלות שכלית התפתחותית  במשרד הרווחה לפי מינויו של שר הרווחה.
כל התהליך האיבחוני ממומן על ידי משרד הרווחה.

מרכז האבחון עורך בדיקה רב תחומית הכוללת מספר מבדקים ובינהם:

• תפקודו השכלי של האדם בזמן האבחון ואיתור פוטנציאל יכולותיו
• מידת עצמאותו של האדם ויכולת ההסתגלות שלו בתחומי חיים שונים.
• הרקע ההתפתחותי והרפואי.
• הרקע הסביבתי, המשפחתי, הקהילתי והתרבותי ממנו האדם מגיע.
• הרקע הרגשי/ נפשי.
• כמות התמיכות להן האדם זקוק מהסביבה.
• כוחותיו לצד קשייו של האדם.
• צרכים ורצונות של האדם ושל משפחתו.

לאחר המבדקים שנערכו במרכז האבחון, העובד הסוציאלי צריך להכין דו"ח סוציאלי ודו"ח תפקודי וכל חומר אחר (דו"ח פסיכולוגי, דו"ח חינוכי/תעסוקתי וכו') שיוכל לסייע לוועדת האבחון.
תפקידה של ועדת האבחון הוא לקבוע את רמת תפקודו השכלית התפתחותית ואת דרכי הטיפול הן במסגרת הדיור (מעונות, דיור בקהילה) ובתעסוקה (מוגנת/שוק חופשי).

השלב הבא הוא ועדת השמה: ועדות השמה מחוזיות מורכבות ממפקחי האגף לטיפול באדם עם מוגבלות שכלית התפתחותית (פיגור שכלי ) . במסגרת הוועדה מתקיים דיון בכל פנייה להשמה חוץ ביתית לאדם עם מוגבלות שכלית התפתחותית (פיגור שכלי ). הדיונים של  הוועדות מתקיימים פעם-פעמיים בחודש . תפקיד הוועדה הוא להפנות את האדם למסגרת חוץ ביתית (דירה, הוסטל, מעון פנימייה) המתאימה לצרכיו ולרמתו ,ובהתחשב בהעדפות המשפחה.
הוועדה משתדלת להציע לכל מועמד מספר מסגרות מתאימות.

במידה וקיימות מספר אפשרויות, יכול המועמד ומשפחתו לבקר במסגרות לצורך התרשמות ובהתאם לכך לקבל החלטה.